Albert Aragay és llicenciat en Història (2006, UAB), màster en Història Contemporània (2007, UAB) i graduat superior en Arxivística i Gestió Documental (2009, ESAGED-UAB). Va començar la seva experiència arxivística en arxius històrics com el de la Corona d’Aragó i el Nacional de Catalunya, per continuar en múltiples arxius municipals, especialment el de Sant Boi de Llobregat, on comença a especialitzar-se en projectes de digitalització. L’1 de març de 2019 entra al SGDAiR com a tècnic d’e-administració, registre i certificació digital i l'abril de 2021 és nomenat director. 

Què és i què fa el Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre?

Personalment, m’agrada equiparar el nostre servei amb l’ànima de la institució perquè, tot i néixer oficialment el setembre de 2004 amb la missió d’oferir un accés ràpid a la informació i la documentació, és preservador de la memòria des dels orígens més remots de la UVic-UCC, és a dir, de la seva identitat, així com del testimoni de les decisions que l’han fet créixer al llarg dels anys i de totes les seves actuacions acadèmiques i institucionals.

Per assolir aquest objectiu de base, el Servei pivota sobre un conjunt d’eines i procediments de gestió documental encaminades a vetllar per la documentació no solament des que es transfereix a l’Arxiu per conservar o eliminar, sinó des del mateix moment en què es genera o es rep des de qualsevol punt de la institució. Per tant, és indispensable que des del mateix Servei administrem també totes les tasques associades al Registre descentralitzat  –cada cop més electrònic– i que identifiquem els processos associats a la documentació per tal que, juntament amb les metadades, viatgi de la forma més ràpida i segura entre les diferents àrees i serveis.

Més enllà d’aquesta vocació de servei encaminada a satisfer els requeriments del dia a dia administratiu i tècnic universitari, el SGDAiR és proactiu a l’hora de proposar o col·laborar en iniciatives molt més relacionades amb l’àmbit històric i cultural. El que vull dir és que la funció de preservació clàssica de l’Arxiu sempre està lligada amb la funció de difusió dels fons conservats, especialment rellevant i prolífica en els darrers temps. M’estic referint, per exemple, a les campanyes de tipus #Arxivemelmoment en relació amb el recull fotogràfic derivat de la pandèmia (#Arxivemlacovid19) o els actuals projectes #UArxivem25Anys per commemorar el 25è aniversari de la UVic-UCC, o el de la futura commemoració del 40è aniversari de la FCSB.

Què suposa per tu assumir-ne la direcció?

Una oportunitat inesperada, un revulsiu. Evidentment està suposant una bona càrrega de noves responsabilitats, però estan a l’altura del repte professional i de la il·lusió personal que em fa entomar-les. Sortosament, compto amb un equip professional al meu voltant que em facilita la tasca perquè des del minut zero ens hem sabut compenetrar força bé, igual que amb altres serveis amb qui em relaciono en clau de col·laboració, especialment en els àmbits tecnològic i jurídic.

Més enllà d’aquesta visió interna i més propera, assumir la direcció també m’està conduint a desenvolupar noves capacitats competencials en relació amb l’anàlisi i la presa de decisions, així com a intensificar el contacte directe i continuat amb molts companys PAS i PDI de la Universitat. I aquest aspecte, en termes tant professionals com personals, em sembla força enriquidor i representa un valor afegit que m’engresca encara més a continuar.

Quines són les línies estratègiques que et proposes?

La mateixa idiosincràsia del Servei, que treballa des del present però amb un ull posat al passat i un altre al futur, planteja tota una sèrie de reptes, uns de més immediats i d’altres de més estructurals, que necessàriament s’han de traduir en línies de treball a desenvolupar al llarg dels propers anys.

Molts dels projectes val a dir que ja han estat dibuixats per la directora anterior, la Núria Cañellas, per bé que els contextos i els requeriments són canviants i exigeixen cintura i capacitat de canvi, que al seu torn cal traduir, explicar, negociar i aplicar a la resta d’unitats.

Dit això, una primera línia estratègica clau en termes de gestió documental institucional és l’extensió de les eines de l’arxiu i la gestió documental per tota la Universitat, atesa la seva vocació institucional, transversal i integradora, especialment el Gestor Documental Consorciat (GDC).

Una segona línia, sempre lligada a la primera, és seguir insistint en la digitalització dels processos tant arxivístics com administratius, i tant des d’una perspectiva interna com externa que ens connecta amb l’exterior. Tenim en el punt de mira la consecució de “l’oficina sense papers”, mantenint les màximes garanties jurídiques, per aprofitar el bo i millor que ens aporta la digitalització en termes d’immediatesa, accés, transparència, estalvi i sostenibilitat, fet que ens alinea amb alguns ODS.

D’aquestes dues línies genèriques se’n deriva una tercera d’essencial que és la relacionada amb la formació i l’atenció als companys de la casa en qualitat d’usuaris i actors de la gestió documental. L’objectiu és que tothom pugui aprofitar els recursos que oferim i, d’alguna manera, acabar implicant totes les àrees i serveis en els engranatges d’arxiu i de l’e-administració. L’acompanyament a l’usuari i la gestió del canvi, especialment en una realitat tan “gasosa” (manllevant l’expressió al nostre rector) com la d’aquests anys, em semblen aspectes clau per avançar.

Quan pensem en un arxiu, ens venen el cap imatges de papers vells. Com és un arxiu en l’era de la tecnologia?

Qui pensi concretament en l’arxiu de la UVic –com en la gran majoria d’arxius actuals–, m’agradaria creure que aquesta imatge reduïda a “papers vells” es dilueix i n'apareix una altra de més propera al context del segle XXI. En qualsevol cas, si bé és cert que la visió que socialment es té d’un arxiu (i per extensió dels arxivers) està una mica limitada encara a aquest aspecte antic i més aviat fosc i poc transparent. Ara, en canvi, la realitat és ben bé una altra, perquè la professió ha evolucionat al ritme que ho ha fet la societat per poder donar resposta a les noves necessitats que es plantegen en termes democràtics i tecnològics.

Així, des d’aquest punt de vista democràtic, ara l’Arxiu és transparència, i no solament resta obert, sinó que convida i facilita la consulta activa gràcies a la digitalització i a la difusió dels fons.

En el pla tecnològic, els arxivers d’aquest primer quart de segle tenim el repte majúscul de pilotar la transició de l’analògic al digital. En aquest sentit, de la mateixa manera que hem de garantir al llarg del temps la preservació dels pergamins del segle XI, també ho hem de fer amb els fitxers electrònic que estem generant massivament al segle XXI, així com les metadades associades.

En resum, l’arxiu en l’era de la tecnologia ha d’acabar redundant en la possibilitat de maximitzar la capacitat d’accés i difusió dels seus fons.

Com tenim la recollida de fotografies per a l’exposició dels 25 anys de la UVic?

Més aviat fluixeta, tot i que ja hem començat a rebre tímidament les primeres aportacions. Així que vull aprofitar aquest altaveu per tornar a engrescar la comunitat universitària perquè hi participi activament, no ja només perquè estaria aportant contingut a l’exposició commemorativa de l’any vinent, sinó també perquè de retruc estaria contribuint a l’enriquiment dels fons d’arxiu fotogràfic de la Universitat.

Companys i companyes: seguim esperant les vostres fotografies, en paper o digitals!