Anna Fàbregas i Núria Barniol són les directores de l'Àrea de Màrqueting i de l'Àrea de Gestió Acadèmica, respectivament. Ara que es troben en plena voràgine per l'inici de la matrícula, les hem entrevistades perquè ens expliquin com funciona aquest procés complex que dura un semestre i que implica a moltes àrees de la UVic.

Com es planifica el procés de matrícula cada any acadèmic? 

Poc després de començar l'any comencem a planificar la matrícula, que va més enllà del tràmit que l'estudiant fa durant el mes de juliol. És una tasca que implica moltes àrees i persones de la universitat: cal treballar en l'aprovació de les places de cada estudi des del Vicerectorat d'Ordenació Acadèmica; programar tota la planificació acadèmica i docent en la qual participen totes les facultats i centres; aprovar propostes de TFG i TFM; portar a terme totes les parametritzacions de l'ERP Sigma (Enterprise Resource Planning) per tal que la matrícula sigui el màxim de senzilla per a l'estudiant i que es faci complint la normativa acadèmica. Finalment, ens coordinem l'Àrea de Gestió Acadèmica (AGA), l'Àrea de Màrqueting (AdM), l'Àrea d'Infraestructures i Serveis Generals i l'Àrea TIC per poder muntar els espais i les infraestructures necessàries per a tot el procés. 

Hi ha dos grans blocs de matrícula clarament diferenciats més enllà del tipus d'estudi (grau, màster o doctorat). La diferència està entre els estudiants que ja estan a la nostra universitat i s'han de matricular d'altres cursos, i els estudiants que accedeixen per primera vegada a la universitat, i que solen necessitar més ajuda, tant abans de la matrícula amb la preinscripció com durant el procés. 

Amb tot, el que ens requereix més dedicació és, sense cap dubte, la matrícula de grau, pel volum d'estudiants i per la complexitat dels plans d'estudis, però també perquè prioritzem que els estudiants de nou accés vinguin a la Universitat on han estat assignats i facin la matrícula en línia, però des d'aquí, amb l'assistència dels tècnics de l'AGA i l'AdM que els donem suport en tots els dubtes i problemes que els sorgeixen. Això comporta que tots dos equips s'hagin de reforçar aquest mes de juliol, s'impliquin en tot el procés, s'hagin de formar en totes les novetats que es plantegen i treballin conjuntament. 

És un procés que cada any es revisa, s'identifiquen possibles millores i s'adapten les eines i els recursos per garantir una experiència fluida per als estudiants. Aquesta planificació inclou l'actualització dels programaris digitals i la coordinació de recursos per garantir un suport adequat tant en línia com presencial. 

Com us repartiu la feina amb aquests estudiants de nou accés? 

L’Àrea de Màrqueting s’encarrega de la comunicació i acolliment dels nous estudiants. Aquesta tasca inclou les trucades inicials de benvinguda, la gestió de la informació de tot el procés i alguns serveis de la Universitat i la coordinació de les sessions d’orientació presencials i tours per la universitat per als estudiants de primer any. D’altra banda, l’Àrea de Gestió Acadèmica gestiona el procés tècnic de matrícula, incloent-hi l’assistència presencial en l’aula específica per a tots els estudiants de primer, la gestió de descomptes, convalidacions i altres aspectes acadèmics que van sorgint.  

És important destacar que la integració d'aquest procés amb els valors de la Universitat és fonamental per a nosaltres. El procés de matrícula és un dels primers contactes que els estudiants tenen amb l'experiència universitària, i des de Màrqueting pensem que és una excel·lent oportunitat per mostrar la proximitat, personalització i l'acompanyament que oferim. Aquesta manera de fer és un diferencial respecte a altres universitats i una bona estratègia per començar a fidelitzar els nostres estudiants i les seves famílies des del primer moment. Això reflecteix la nostra forma de ser i els valors de la nostra institució, assegurant una experiència positiva i única des del primer dia. 

Quines novetats té el procés de matrícula aquest any? Com ho notaran els estudiants? 

Aquest any, la integració del sistema de gestió acadèmica Sigma amb Salesforce (CRM) i la gestió de la comunicació amb els assignats a través d'aquesta eina són algunes de les grans novetats de la matrícula de nou accés. Aquesta integració permet una gestió més eficient dels estudiants assignats i facilita un seguiment més detallat, com el de l'entrega de la documentació i la generació d'informes per millorar la presa de decisions. Els estudiants notaran aquest canvi en una major personalització en l'atenció rebuda, així com una millora en la rapidesa i eficiència de les respostes a les seves consultes. També en l'àmbit intern es notarà una major agilitat, seguiment de les trucades i automatització de mailing als assignats. 
 
Volem agrair especialment als responsables de la implantació de Salesforce, la Meri Estelrich i en Pep Font, la seva dedicació i implicació en tot el desenvolupament d'aquesta integració. També volem destacar la bona acollida del projecte per part dels dos equips, que ha permès fer una implementació amb èxit. 

Alguna novetat més? 

Aquest curs també hem acabat d'implantar l'eina per a la presentació de documentació 100 % digital, eliminant definitivament el paper de la matrícula. L'any passat ho vam començar a gestionar amb els alumnes de grau de nou accés i aquest curs, el 100 % de l'alumnat que ha de presentar documentació ho fa en format digital a través del campus. 
 
En aquest sentit, hem digitalitzat, simplificat i unificat l'enquesta que fem als estudiants de nou accés per saber com ens han conegut i quina percepció tenen de la UVic abans d'entrar a la universitat. Aquesta enquesta forma part del baròmetre de satisfacció que la universitat fa en tres fases: abans de començar (amb l'enquesta als estudiants de nou accés), a la meitat de la carrera i un cop han acabat. Hi ha un seguit de preguntes que es repeteixen per veure l'evolució de la valoració de la UVic. Aquesta digitalització ha estat un dels primers treballs que hem fet amb el govern de la dada, en què la informació estarà disponible en un recinte de consulta i permetrà una anàlisi més ràpida, òptima i connectada amb la resta de dades, per tal de facilitar una millor presa de decisions. 

Quins són els passos principals que un estudiant ha de seguir per completar la seva matrícula? 
 
Els estudiants assignats de nou accés reben una trucada de benvinguda en què se'ls informa sobre el procés. Han de completar la seva matrícula presencialment amb l'acompanyament de l'equip de l'AGA i de Màrqueting, on se'ls explica el funcionament tècnic i els serveis disponibles. També tenen l'opció de fer-ho en línia, si ho prefereixen, i en aquest cas reben les instruccions de forma automàtica i personalitzada gràcies a la implantació de l'eina Salesforce que s'ha fet aquest curs, i poden tenir suport telefònic o per correu electrònic en cas de dubtes o problemes. Finalment, l'estudiant de nou accés ha de presentar la documentació en format telemàtic a través també del Campus Virtual a Sigma. 
 
Per als estudiants de cursos superiors, el procés es fa totalment en línia, a través de l'eina Tràmits del Campus Virtual. El procés és similar al nou accés, però ja no és nou per a ells. També disposen de les instruccions enviades personalitzades i de suport electrònic i telefònic en tot moment. 

Quins recursos s’ofereixen als estudiants per ajudar-los durant el procés de matrícula? 

Tots els estudiants tenen accés a suport telefònic i presencial a l'aula específica habilitada per a la matrícula de juny a setembre, així com un correu electrònic per a consultes. A més, a la pàgina web poden disposar d'un manual detallat i una secció de preguntes freqüents per ajudar en el procés, així com un petit vídeo demostratiu. 
 
Per als nous estudiants, s'ofereix una orientació personalitzada i sessions informatives presencials sobre tot el procés i se'ls facilita tota la informació rellevant per poder portar a terme la matrícula. També els que volen poden fer un tour per les instal·lacions de la Universitat. El suport personalitzat per als estudiants de nou accés és una peça clau per garantir que s'integren adequadament a la vida universitària. 
 
Per al mercat francès, també s'organitzen en cada assignació una sessió en línia en què se'ls ajuda a fer la matrícula pas a pas i se'ls informa de tramitació del NIE, NUSS i del programa d'acollida. 

Quant dura el període de matrícula? 

El període de matrícula per a graus comença al juliol i s'allarga fins a l’octubre, especialment en el cas d’estudiants de nou accés, en què el procés d’assignació de places no es tanca fins al final d’octubre. Per a l’alumnat de cursos posteriors acaba abans, ja que la docència a les aules també comença una mica abans. En el cas d’altres tipologies d’estudi els calendaris són una mica diferents, però majoritàriament també es concentren en aquest període de temps. 

Valoreu el procés de matrícula que tenim a la UVic i apunteu cap a on us agradaria que anés amb vista al futur. 

Valorem molt positivament el procés de matrícula tal com l'estem portant a terme, ja que combina eficàcia, adaptabilitat i un alt nivell de suport personalitzat. Les valoracions dels estudiants en l'enquesta són bones tant de la facilitat de tot el procés com del servei que donem i l'ajuda que reben a través de tots els canals. 

Amb vista al futur, ens agradaria continuar avançant en la digitalització del procés, millorant la integració de les nostres plataformes i explorant noves tecnologies per a una major interactivitat i personalització. L'objectiu és oferir una experiència encara més fluida i eficient per als nostres estudiants, utilitzant eines com la intel·ligència artificial per anticipar les seves necessitats i proporcionar una atenció proactiva.