Fa aproximadament un any que es va posar en marxa, a petició del Servei de Carreres Professionals, un nou sistema de gestió de signatura de convenis de pràctiques, tant els institucionals com els que també signa l’alumnat (annexos).

Gràcies a aquesta eina, que ha comptat amb el suport de l’Àrea TIC i el Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre, s’han abandonat els correus electrònics com a via de comunicació entre les parts implicades, que han quedat substituïts per una eina que centralitza tot el procés des de la primera signatura fins a l’última. A més, la documentació electrònica signada acaba arxivada i descrita automàticament al Gestor Documental Consorciat (GDC) en les màximes condicions de seguretat i accés. Des que es va posar en marxa ja s’han signat més de 8.000 documents.

Altres avantatges

A més de la reducció d’una gran quantitat de paper, la nova eina permet més agilitat en el procés de signatura, la reducció dels correus, l’arxiu més ràpid i segur dels documents, i la garantia que totes les pràctiques comencen amb la documentació signada per totes les parts i, per tant, amb més seguretat institucional.

L’èxit d’aquest projecte fa pensar que es podrà aplicar ben aviat a altres àrees i serveis.