Durant el curs 2022-2023 el Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre de la UVic va gestionar l’eliminació de 4.000 kg de paper de documentació que ja no té valor per a la institució. Es tracta d’una xifra molt elevada, si es compara amb els 1.500 kg eliminats el curs anterior. 

L’augment considerable de les sol·licituds d’eliminació de documents (106 sol·licituds el curs passat i 49 l’anterior) es deu a una major proactivitat en el servei, que vetlla perquè totes les àrees i unitats de la Universitat transfereixin la documentació inactiva o semiactiva a l’arxiu, i també pel trasllat recent de moltes àrees i serveis. Cal tenir en compte que amb la posada en marxa del nou curs, hi ha hagut  29 àrees i serveis que han canviat d’ubicació, fet que ha afectat 180 persones.

L’eliminació de documents és una tasca fonamental per a les organitzacions, ja que conservar tota la informació i documentació és insostenible perquè l’espai físic és car i limitat. El Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre disposa de processos d’avaluació documental per controlar d’una manera eficient la documentació que cal conservar i la que cal eliminar.

Aquesta avaluació consisteix a determinar quin valor tenen els documents i definir què cal fer-ne un cop han assolit la seva funció principal.  També permet eliminar de manera legal, regulada i controlada aquells documents que ja no tenen valor per a l’organització, i alhora assegurar que es conservin els documents essencials i amb valors permanents.

Un cop passat el procés d’avaluació, el servei de destrucció certificada s’encarrega a la Fundació Trueta, entitat privada d’iniciativa social sense ànim de lucre.